Een melding is een verzoek of probleem dat het bestuur moet oppakken: een lekkage, een kapotte lift, geluidsoverlast of een vraag over de servicekosten. Elk lid kan een melding maken; het bestuur pakt hem op via een duidelijke status-workflow. Zo blijft niets liggen en ziet iedereen wat de stand van zaken is.

Je vindt meldingen onder de tab Meldingen in je VvE-omgeving.

Een melding maken

1. Klik op Melding maken.
2. Geef een korte, duidelijke titel (bijvoorbeeld "Lekkage in de gemeenschappelijke hal").
3. Kies een categorie (onderhoud, schoonmaak, overlast, veiligheid, financieel of overig).
4. Stel de prioriteit in (laag, normaal of hoog).
5. Kies de locatie: een gemeenschappelijke ruimte of een specifiek appartement.
6. Beschrijf het probleem zo concreet mogelijk in de omschrijving.
7. Klik op Melding indienen.

Het bestuur ontvangt automatisch een e-mail dat er een nieuwe melding is.

De status volgen

Elke melding doorloopt een vaste workflow. De status is altijd zichtbaar als een gekleurd label:

Reageren op een melding

Open een melding om de reactie-tijdlijn te zien. Iedereen die de melding mag inzien, kan een reactie plaatsen — zo overleg je op één plek in plaats van via losse e-mails.

Bestuur en kascommissie kunnen daarnaast een interne notitie plaatsen. Die is alleen zichtbaar voor bestuur en kascommissie, niet voor de melder of andere leden. Handig om intern iets af te stemmen zonder de bewoner mee te laten lezen.

Een melding afhandelen (bestuur)

Als bestuurder open je de melding en gebruik je het blok Status bijwerken:

1. Kies de nieuwe status.
2. Bij Afgehandeld of Afgewezen kun je een toelichting meegeven — bijvoorbeeld wat er is gedaan of waarom de melding wordt afgewezen.
3. Klik op Status bijwerken.

De toelichting verschijnt bij de melding, zodat de melder weet wat er is gebeurd.

Wie ziet welke meldingen?

Alle leden van de VvE zien de meldingen van hun eigen VvE — het gaat immers om gedeelde zaken in het gebouw. Interne notities vormen daarop de uitzondering: die blijven voorbehouden aan bestuur en kascommissie.

Terug naar het overzicht van VvE-beheer.