Verwerkersovereenkomst VvE-beheer

Versie 1.0.0 – 26 juli 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de dienst VvE-beheer. Bij het opzetten van de VvE-omgeving accepteert de bestuurder deze overeenkomst namens de Vereniging van Eigenaars (hierna: de VvE). De geaccepteerde versie en het moment van acceptatie leggen wij vast.

1. Partijen en rollen

De VvE is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar leden, eigenaren en bewoners. Vastgoedvoordeel B.V. (hierna: Vastgoedvoordeel) is verwerker en verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de VvE, in het kader van de dienst VvE-beheer. Deze overeenkomst is de verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

Vastgoedvoordeel verwerkt persoonsgegevens namens de VvE om de online zelfbedieningsomgeving te leveren: ledenadministratie, appartementsrechten en breukdelen, begroting en bijdragen, de debiteurenadministratie, het reservefonds, de documentenkluis en de compliance-signalen. De verwerking duurt zolang de VvE gebruikmaakt van de dienst.

3. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

• Betrokkenen: leden/eigenaren, hun contactpersonen en (optioneel) huurders van de VvE, en bestuurders.
• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres/appartementsaanduiding, breukdeel en rol, financiële gegevens (bijdragen, betalingen, saldi) en geüploade documenten. Wij vragen geen BSN en bewaren geen kopie-identiteitsbewijzen voor deze dienst.

4. Instructies van de verwerkingsverantwoordelijke

Vastgoedvoordeel verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de VvE, zoals belichaamd in de functionaliteit van de dienst en deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Vastgoedvoordeel gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden.

5. Vertrouwelijkheid

Personen die namens Vastgoedvoordeel toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

6. Beveiliging (art. 32 AVG)

Vastgoedvoordeel treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling en TLS, toegangsbeheer op rolbasis, isolatie van gegevens per VvE, sleutelbeheer in Google Secret Manager, logging en monitoring. Bijzondere gegevens worden aanvullend versleuteld opgeslagen.

7. Subverwerkers

Vastgoedvoordeel schakelt subverwerkers in (zoals hosting, e-mail en betaaldienstverleners). Het actuele overzicht en de doorgifte-basis staan in het verwerkersregister. Bij wijziging van subverwerkers actualiseren wij dat register; u kunt daartegen gemotiveerd bezwaar maken.

8. Bijstand aan de VvE

Vastgoedvoordeel helpt de VvE, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij beveiliging, datalek-meldingen en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (art. 32–36 AVG).

9. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Vastgoedvoordeel de VvE zonder onredelijke vertraging, met de informatie die de VvE nodig heeft om aan haar meldplicht te voldoen.

10. Teruggave en verwijdering

Na beëindiging van de dienst verwijdert of retourneert Vastgoedvoordeel de persoonsgegevens, naar keuze van de VvE, behoudens gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (o.a. de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de financiële administratie).

11. Audit en informatie

Vastgoedvoordeel stelt de VvE de informatie ter beschikking die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en maakt audits — door de VvE of een door haar gemachtigde auditor — redelijkerwijs mogelijk.

12. Doorgifte buiten de EER

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt uitsluitend plaats met passende waarborgen (EU Standard Contractual Clauses en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework), zoals beschreven in het verwerkersregister.

13. Duur en wijzigingen

Deze overeenkomst geldt zolang Vastgoedvoordeel persoonsgegevens namens de VvE verwerkt. Bij een nieuwe versie vragen wij opnieuw om acceptatie.

Deze tekst is in afwachting van juridische eindtoetsing. Vragen kunt u stellen via privacy@vastgoedvoordeel.com.

Laatste wijziging: 26 juli 2026